Normas de funcionamiento del Canal de Ética

 A continuación, se expone el documento que regula las normas de funcionamiento del Canal Ética Comunicación y Denuncias de la Entidad. La aceptación del presente documento conlleva que el USUARIO:

• Ha leído, entiende y comprende lo aquí expuesto
• Asume todas las obligaciones aquí expuestas.

Las presentes Condiciones de uso tendrán un período de validez indefinido. La Entidad se reserva el derecho a modificarlas y/o actualizarlas en cualquier momento sin previo aviso, por lo que se recomienda revisarlas frecuentemente. El cumplimiento de estas nos beneficia a todos.

Objeto de Canal
La Entidad ha implementado y puesto en marcha el presente Canal Externo de Ética Comunicación y Denuncias online que tiene por objeto constituir un mecanismo eficaz para fortalecer nuestro compromiso de comportamiento ético y responsable en las actividades y operaciones de esta entidad, a través de la colaboración de todos los empleados, colaboradores, clientes y terceros que actúen en nuestro nombre y/o por su cuenta o beneficio.

Este canal tiene por objeto que cualquier persona relacionada con la actividad de la Entidad pueda informar, comunicar o denunciar hechos, irregularidades, riesgos, acciones u omisiones que puedan implicar la comisión de delitos, sobornos, incumplimientos de las normativas y leyes que le son de aplicación a la entidad o conductas contrarias a los protocolos y procedimientos que implemente o tenga implementados AI-PV Systems, para garantizar el cumplimiento de dichas normativas, así como el ejercicio de los derechos de protección de datos y la comunicación de irregularidades o riesgos en esta materia.

¿Quiénes deben informar, comunicar o denunciar través del Canal?
Cualquier  trabajador, administrador, proveedor, cliente, colaborador o, asesor externo y en general cualquier persona o empresa con implicación directa o indirecta con nuestra entidad, y/o que actúe por cuenta y en beneficio que tenga conocimiento de hechos, irregularidades, riesgos, acciones u omisiones que puedan implicar la comisión de delitos, incumplimientos de las normativas y leyes que le son de aplicación a la entidad o conductas contrarias a los protocolos y procedimientos que implemente o tenga implementados para garantizar el cumplimiento de dichas normativas, incluida la comunicación de posibles incidentes que puedan ser constitutivos de violaciones de seguridad al amparo de lo previsto en la normativa de protección de datos.

De igual modo, cualquier persona que tenga relación con a la entidad podrá solicitar los Derechos que le otorga la normativa de protección de datos.

¿Quiénes pueden ser denunciados a través del Canal de Denuncias?
Cualquier otro trabajador, administrador, proveedor, cliente, colaborador o, asesor externo y en general cualquier persona o empresa con implicación directa o indirecta con esta entidad que actúen por cuenta y en beneficio de esta, que haya realizado o cometido hechos, irregularidades, riesgos, acciones u omisiones que puedan implicar la comisión de delitos, sobornos, incumplimientos de las normativas y leyes que le son de aplicación a la entidad o conductas contrarias a los protocolos y procedimientos implemente o tenga implementados para garantizar el cumplimiento de dichas normativas.

¿Qué se puede y debe comunicar o denunciar a través del Canal?
Con carácter general, a través del Canal Ética Comunicación y Denuncias cualquier usuario podrá informar sobre los siguientes aspectos:

• Indicios, sospechas o evidencias de posibles incumplimientos normativos;
• Delitos, sobornos,  acoso, comportamientos no éticos;
• Incumplimiento de los protocolos, normas y códigos de conducta de la entidad;
• Riesgos o incumplimientos en materia de Protección de datos;
• Solicitudes del ejercicio de los derechos de Protección de Datos.

En particular cualquier trabajador, administrador, proveedor, colaborador o, asesor externo y en general cualquier persona o empresa con implicación directa o indirecta con esta entidad, y/o que actúe por cuenta y en beneficio podrá informar, comunicar y denunciar:

• Cualquier hecho, indicio, irregularidad, riesgos o conocimiento de posibles delitos en el ámbito y operativa de la entidad como pueden ser la corrupción descubrimiento y revelación de secretos; evasión y fraude fiscal; infracciones contra los derechos de los trabajadores, prácticas colusorias o riesgos en materia de competencia y en general cualquier acción contraria a los protocolos y procedimientos que tenga la entidad en materia de prevención de delitos, comportamiento ético y posibles incumplimientos de la normativa vigente.
• Cualquier operación sospechosa, incidencia o riesgo en materia del blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo, así como toda conducta contraria a los protocolos y procedimientos que implemente o tenga implementados la entidad en esta materia.
• Cualquier, indicio, sospecha o evidencia de comportamiento no ético, discriminatorio, contrario a la igualdad de las personas y posible acoso laboral y/o sexual.
• Cualquier hecho, indicio, irregularidad, riesgo o incumplimiento de la normativa vigente en materia de protección de datos y con carácter especial las violaciones o brechas de seguridad de las que pueda tener conocimiento, así como cualquier otra conducta contraria a los protocolos y procedimientos que implemente o tenga implementados la entidad en esta materia.

El canal para las violaciones de seguridad está limitada únicamente a la finalidad descrita (comunicación de incidencias o acontecimientos que supongan o puedan suponer violaciones de seguridad), sin que en ningún caso se pueda configurar como el cumplimiento de la obligación de documentación de las violaciones seguridad previstas en la ley de Protección de Datos  (Ley No. 172-13), y las acciones previstas en el artículo 33 del Reglamento Europeo de Protección de Datos 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016, previstas para las entidades responsables y encargadas del tratamiento. 

También se podrá utilizar este canal para solicitar cualquier petición o consulta sobre sus Derechos de Acceso, Rectificación, Supervisión o limitación con respecto a sus datos de carácter personal

A través de esta el USUARIO deberá concretar el derecho que ejercita y solicita, así como el alcance de este. Una vez registrada su petición o solicitud su entidad se pondrá en Contacto con usted para tramitar, atender las misma de conformidad con los procedimientos y requisitos previstos en la normativa de protección de datos.

Acceso al Canal y Forma de presentación de las comunicaciones, denuncias y solicitudes
Acceso al Canal: A través de la página web de la Entidad podrá acceder al Canal Ética Comunicación y Denuncias pinchando el correspondiente enlace, el cual redirigirá al Usuario a la plataforma online que desempeña la función de Canal, en la pagina https://ai-pvsystems.com/sobre-nosotroswww.ai-pvsystems.

No se admitirá ninguna comunicación o denuncia que no se efectúe a través de este Canal. 

• Campos obligatorios:  Para poder formular la denuncia, comunicación y/o petición del Usuario deberá cumplimentar una serie de datos y paramentos relativos a la misma.
• Si el Usuario no rellena todos paramentos requeridos la aplicación informática no le permitirá efectuar la comunicación, denuncia o solicitud.
• Identificación: Para poder tramitar y gestionar correctamente su comunicación o denuncia es altamente recomendable que se identifique con nombre y apellidos.

En caso de que el denunciante/ comunicante no se encontrara debidamente identificado, podría dificultar la tramitación e investigación, así como, complicar la activación de los mecanismos implantados para proteger los derechos de los denunciantes, lo que podría conllevar a que no se pudiera proceder a su correspondiente investigación.

Para poder solicitar cualquier petición o consulta sobre sus Derechos de Acceso, Rectificación, Supervisión o limitación con respecto a sus datos de carácter personal, la identificación es requisito indispensable para poder tramitar su solicitud.

Garantías del proceso de comunicación o denuncias
La entidad ha puesto en funcionamiento este Canal externo de Ética, denuncias y comunicación, gestionado por Batista & Asociados Abogados, firma especializada en cumplimiento normativo para aportar las siguientes garantías fundamentales al proceso de comunicación / denuncia:

• Confidencialidad y Protección de Datos: configuración del canal y la gestión de este bajo los principios de confidencialidad, protección de la información y cumplimiento de las más altas medidas de protección de datos personales, según la normativa aplicable en materia de protección de datos de carácter personal.
• Conflictos de Interés e Independencia: Protocolo externo e independiente para gestionar y controlar los posibles conflictos de interés y/o falta de independencia de las comunicaciones / denuncias recibidas.
• Protección del denunciante/ comunicante: Protocolo interno de gestión por parte de externo independiente para preservar la protección del denunciante.
• Profesionalidad y Experiencia: Profesionales expertos en cumplimiento normativo y prevención penal para un tratamiento y gestión adecuado de las comunicaciones / denuncias y su análisis experto, así como para preservar tanto los derechos del denunciante como del denunciado por hechos infundados o sin el principio de buena fe.
• Registro Independiente y Externo: se elabora un registro de las comunicaciones / denuncias como garantía de su tratamiento, gestión y no alteración de forma independiente y sin conflictos de interés por parte de experto externo.
• Evidencia externa: La entidad externa independiente anualmente emite el certificado / manifestación de los puntos anteriores, como evidencia independiente a la entidad de estos.